Începând cu 1 ianuarie 2024, conform Ministerului Finanțelor, emiterea facturilor prin RO e-Factura devine obligatorie pentru toți operatorii economici din România, inclusiv pentru e-Factura școala de șoferi și instructorii independenți, indiferent de statutul TVA.
Fie că ești PFA sau SRL/SA, e-Factura pentru școala de șoferi trebuie emisă prin sistemul ANAF, dacă plătitorul este persoană juridică. În acest articol, am sumarizat câțiva pași simpli pentru a integra rapid e-Factura școala de șoferi și a evita amenzile.
Începe acum pentru a te conforma la timp!
Ce este e-Factura?
RO E-Factura este un sistem de raportare și facturare electronică, pus la dispoziție de Ministerul Finanțelor prin intermediul site-ului ANAF. Acesta este accesat cu un certificat de securitate (zis și „semnătură digitală”, sau „token”) prin platforma SPV (Spațiul Privat Virtual).
Sistemul permite încărcarea facturilor trimise(„către clienți”) și descărcarea facturilor primite („de la furnizori”) prin intermediul serverelor ANAF.
Deși este de multe ori privită ca o bătaie de cap în plus, prin această inițiativă a Ministerului Finanțelor (și a Uniunii Europene, fiind un standard la nivel European în implementare) se urmărește:
- creșterea transparenței între operatorii economici și ANAF
- reducerea evaziunii fiscale
- posibil chiar și reducerea birocrației (a „declarațiilor la finanțe”), raportările fiind făcute automat
- emiterea și primirea facturilor între entități impozabile din România se face prin platforma comună RO E-Factura.
Pe lânga factura de hârtie (sau PDF), acest comunică și stochează facturta într-un format XML, care conține datele părților, produsele/serviciile facturate și diferite alte opțiuni.
Cum emiți e-Factura simplu?
1. Obținerea certificatului digital (semnăturii electronice)
Un certificat digital (pentru semnătură electronică) este asemeni unei cărți de identitate. Prin acesta se confirmă identitatea persoanei care semnează electronci un document (spre exemplu, emite o factură). Când atașezi această semnătură digitală unui document, ANAF poate verifica cine a emis/semnat acel document. De obicei, această semnătură se face pe Persoană Fizică, și se poate folosi aceeași semnătură pentru mai multe companii. Cu acesta veți încărca ulterior facturile emise din școala de șoferi.
Pentru a obține un certificat digital pentru semnătură electronică în România, puteți apela la diverse companii. Asigurați-vă că soluțiile lor sunt compatibile cu sistemele folosite și pentru alte acțiuni, inclusiv e-Factura pentru școala de șoferi.
- CertSign (noi pe aceștia i-am folosit, fiindcă aveau suport și pentru Macbook)
- DigiSign
- CertDigital
- TransSped
- și mulți alții, se pot găsi la o căutare pe Google
La achiziția certificatului digital pentru e-Factura școala de șoferi, veți trece prin câțiva pași de verificare, inclusiv prezentarea buletinului prin camera web. Dacă ați ales un certificat fizic, veți primi un token USB prin curier, împreună cu documente importante.
2. Configurarea sistemului informatic (calculator/laptop) pentru certificatul digital
Pentru e-Factura școala de șoferi, instalarea certificatului digital variază în funcție de provider. De obicei, implică instalarea unor programe pentru recunoașterea certificatului pe calculator, conform instrucțiunilor furnizorului.
3. Autorizarea în SPV (Spațiul Privat Virtual) cu certificatul digital
Certificatul digital autorizează accesul în SPV (serviciul online ANAF) și permite încărcarea e-Factura pentru firma dvs., proces ce poate dura câteva zile.
A) Prima dată, se generează documentul de confirmare (de obicei din pagina producătorului certificatului): spre exemplu, pentru CertSign aici
B) Folosind documentul obținul la pasul A și o arhivă zip cu copie de buletin și un act care atestă funcția în firmă (e.g. pentru Administrator, actul constitutiv), se completează formularul acesta de la ANAF: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/#tabs-2
C) Așteptăm confirmarea pe email de la ANAF, după care putem emite e-Factura (și acum se poate face Login în SPV folosind certificatul digital).
4. Trimiterea e-Factura pentru școala de șoferi către ANAF
Cea mai simplă modalitate de a transmite e-Factura către ANAF e folosind un soft de facturare care comunică direct cu ANAF (spre exemplu Prenoria), pentru aceasta:
A) Se conectează token-ul la PC/laptop
B) Se accesează soft-ul (platforma) de facturare și se autentifică integrarea cu SPV (urmăriți instrucțiunile platformei)
C) Gata, de acum, fiecare factură pe care o emiteți se va trimite automat și în SPV
*va exista posibilitatea emiterii facturilor direct din SoferOnline către SPV și ANAF (printr-o integrare cu WhitePipe la care se lucrează)
Încărcarea facturilor se poate face și manual: se generează fișierul XML e-Factura (folosind soft-uri de contabilitate, cum ar fi Saga), se descarcă și salvează pe calculator, după care se validează și încarcă la ANAF programele puse la dispoziție de către Ministerul Finanțelor. Aici se găsesc și diverse utilități prin care se pot converti fișierele din XML e-Factura în PDF, validatoare.
Obligații și amenzi referitoare la e-Factura școala de șoferi
După emiterea unei facturi în România, termenul de transmitere către RO e-Factura este 5 zile lucrătoare. Acest termen se aplică doar între 1 ianuarie și 30 iunie 2024, prima etapă de implementare. După 30 iunie 2024, doar facturile emise prin RO e-Factura vor fi valabile.
Emiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura este obligatoriu pentru toți operatorii economici din România, iar nerespectarea acestor norme legale impuse aduce o serie de sancțiuni:
- pentru companiile mici și persoane fizice: 1.000 – 2.500 RON
- pentru companiile medii: 2.500 – 5.000 RON
- pentru companiile mari: 5.000 – 10.000 RON
Totuși, în perioada 1 ianuarie 2024 – 31 martie 2024 nu se vor aplica amenzi pentru nerespectarea termenului limită de 5 zile, datorită complexității de implementare.
Iar în perioada 1 aprilie 2024 – 30 iunie 2024 nu se vor aplica amenzi decât emitenților facturilor.
Începând din 1 iulie 2024, se vor amenda chiar și destinatarii facturilor, dacă le înregistrează în contabilitate fără ca acestea să fie emise în sistemul RO e-Factura.
Evitați amenzile, pregătindu-vă din timp școala de șoferi pentru folosirea e-Factura.
Citește si articolul despre Școlile de șoferi partenere: pregătire avansată și gestiune simplificată